Bakgrund

I maj 2016 skrevs rapporten Do it yourself – hantera tidskriftsprenumerationer utan agent (diarienummer SU525-2.15.1-0075-16) där biblioteket redovisade de erfarenheter som dragits av att hantera tidskrifter utan att använda sig av en tidskriftsagent som mellanhand. Nu har en uppföljande utvärdering av arbetet gjorts.

Snabbare tillgång till efterfrågade tidskrifter

Genom att beställa nya tidskriftsprenumerationer direkt från respektive förlag har antalet dagar mellan inköpsförslag och tillgång till efterfrågade tidskrifter minskat drastiskt. Detta var tydligt redan första året och är ännu tydligare nu, med ett större underlag nya prenumerationer.

Vid beställning direkt från förlag tar det i genomsnitt 27 dagar tills tidskriften är tillgänglig på förlagets plattform. Via den tidigare agenten var genomsnittet 76 dagar. I vissa fall har biblioteket fått tillgång till en tidskrift redan samma dag som beställning gjorts, via agenten var det snabbaste 10 dagar.

Betydligt färre arbetstimmar år två

Att gå över till att hantera tidskrifter utan agent innebar mycket merarbete det första året. Andra året enligt detta nya arbetssätt krävdes en betydligt mindre arbetsinsats. Det första året lade fem medarbetare på biblioteket tillsammans ned 444 arbetstimmar på tidskriftshanteringen under en period om 22 veckor. Motsvarande period år två hade antalet totala arbetstimmar för hela arbetsgruppen sjunkit till 154.

Kostnadseffektiv hantering

Syftet med att börja hantera tidskriftsprenumerationer utan agent var att se om tiden från inköpsförslag till tillgång till efterfrågade tidskrifter kunde förkortas, men också att undersöka om det kunde vara mer lönsamt att sköta prenumerationerna utan mellanhand.

När det gäller lönsamheten det första året betalade biblioteket en mycket lägre (16 %) totalsumma via förlagen, än vad samma tidskrifter hade kostat via agent. Efter att personalkostnader för nedlagda arbetstimmar dragits av konstaterades en besparing på cirka 175 000 kr. 

År två har en motsvarande uträkning inte kunnat göras. Detta av förklarliga skäl, biblioteket samarbetar inte längre med en agent och har inte tillgång till agentens priser på aktuella prenumerationer. Kostnadsbesparingen år två ligger snarare i den effektivisering av arbetet som har gjorts och det faktum att det totala antalet arbetstimmar minskat betydligt.

 

Vill du veta mer om bibliotekets arbete utan agent?