Överst i bild: Frida Jacobson, bibliotekarie. Under: Liisa Hänninen, controller.
Överst i bild: Frida Jacobson, bibliotekarie. Under: Liisa Hänninen, controller. Foto: Niklas Björling.

Idag betalar universitetet stora summor till tidskriftsförlagen både för att forskare ska få artiklar publicerade och för att få elektronisk tillgång till tidskrifterna.

Avgiften som forskarna (i slutändan lärosätet eller forskningsfinansiärer) betalar för att få sin artikel publicerad Open Access kallas författar- eller publiceringsavgift (på engelska Article Processing Charge, APC).

Kostnaderna för dessa kommer på enskilda fakturor som bokförs på olika sätt i universitetets ekonomisystem, vilket innebär att det är svårt att spåra den totala kostnaden för Open Access vid universitetet.

Behov av en gemensam rutin för bokföring av författaravgifter

Liisa Hänninen, controller, förklarar: – Det visade sig ganska tidigt i projektet att universitetet saknar en enhetlig bokföring av författaravgifter. En hel del betalningar har gjorts med egna kontokort vilket innebär att ersättningarna betalats ut via lönesystemet Primula.

Utbetalningarna via lönesystemet bokförs i ekonomisystemet men underlagen till betalningarna finns inte tillgängliga för alla. Det är respektive institution som kan se detta. Uppföljningen av författaravgifter blir mer hanterbar om betalningsflöden går via ekonomisystemet.

Universitetet tar emot fakturor som är synliga för alla som har rättigheter i ekonomisystemet. På det sättet blir det också enklare att upptäcka felaktigheter. Alla författaravgifter avser inte Open Access.

Universitetet betalar mest till de stora traditionella förlagen

–  En del förlag lämnar ut information om författaravgifter och andra inte, beskriver Frida Jacobson, bibliotekarie. Men med de kostnader vi manuellt lyckats spåra i ekonomisystemet, var det inte helt oväntat att vi betalar mest till de traditionella förlagen som Wiley, Elsevier och Springer Nature; för hybridtidskrifter som vi redan betalar mycket för i vår biblioteksbudget.

Vår tolkning är att de kommersiella förlagen har nya sätt att hitta intäkter och just därför är det extra viktigt att vi och andra lärosäten får kontroll över hur stora författaravgifter som betalas till förlagen.

–  Om vi inte får koll på detta kommer kunskapen om författaravgifterna och därmed också kontrollen endast finnas hos förlagen. Det är extra viktigt nu när hela det vetenskapliga systemet håller på att gå över till Open Access och med det ett helt nytt finansiellt system.

Så redovisar du författaravgifter vid Stockholms universitet

Liisa tillägger: - Genom att kartlägga våra kostnader kan vi hamna i ett helt annat förhandlingsläge med förlagen. En lösning, av flera förslag som rapporten genererat, som vi redan drivit igenom är att skapa två dedikerade konton för författaravgifter.

Ett som avser själva författaravgiften och ett som avser eventuella kringkostnader (antal sidor, figurer och dylikt) som vi uppmuntrar alla institutioner att använda i sin bokföring av författaravgifter.

Om du vill veta mer är du välkommen att höra av dig till Liisa Hänninen.

En öppen nationell APC-databas

Kungliga biblioteket arbetar med att bygga en öppen APC-databas där vi deltagit från början. Under projektets gång har vi också fått möjligheten att berika databasen med ännu mer data från Stockholms universitet. Data som till exempel kan användas av Bibsamkonsortiet när de förhandlar in Open Access-komponenter i de nationella licensavtalen för vetenskapliga tidskrifter.

– Att ha koll på kostnaderna är inte bara viktigt för vår egen redovisning utan också för möjligheten att kunna göra nationella och internationella jämförelser, understryker Frida.

Vad är nästa steg i projektet med kartläggningen av APC-avgifter?

– Rapporten och våra lösningsförslag är skickade till förvaltningschefen, berättar Liisa. Vad fortsättningen blir får vi återkomma till när vi fått återkoppling från förvaltningschefen.

Om du vill veta mer om projektet är du varmt välkommen att höra av dig till Liisa Hänninen eller Frida Jacobson.

Vill du läsa hela rapporten? Mejla Frida Jacobson Frida.Jacobson@sub.su.se eller Liisa Hänninen Liisa.Hanninen@sub.su.se och ange diarienummer SU FV-2.15.3-3411-16.