Syftet med att hantera prenumerationerna utan agent var att se om det blev mer lönsamt att sköta dessa utan mellanhand samt om beslutet kunde förkorta tiden från inköpsförslag till att vi fick tillgång till tidskriften.

Kostnadsbesparing

Inför 2016 skulle 321 tidskrifter förnyas. 282 av dessa hanterades tidigare via agent och vi har kunnat följa prisutvecklingen, med agent och utan. En jämförelse av kostnaden visar att genom att förnya dessa 282 tidskrifter direkt hos respektive förlag, sänktes den totala summan med 16 procent när vi jämförde med agentens uppskattade priser för 2016.

Arbetstid

För att utvärdera eventuella ekonomiska vinster genom att sköta de enstaka tidskriftsprenumerationer själva jämfördes både prenumerations- och arbetskostnaderna.

Både personal från avdelningen för media och avdelningen för ekonomi lade ner arbetstid. Efter att ha tittat på hur mycket arbetstid som lades ner totalt kunde vi se att personalen ökat antalet arbetstimmar med 354 jämfört med året innan.

Efter att vi drar av den ökade arbetskostnaden från summan av prenumerationerna ser vi trots detta att vi sparat in pengar genom att hantera prenumerationerna själva.

Tid till access

Sedan tidigare har vi noterat så snart vi fått access till en tidskrift och det fanns därför ett underlag där vi kunde jämföra tid till access via agent och utan. Dock är underlaget över nya prenumerationer som vi hanterar själva betydligt mindre än det vi har från när vi använt oss av en agent.

För en mer rättvis jämförelse behövs det ett större underlag av tidskriftsbeställningar utan agent. Emellertid kunde vi se att den genomsnittliga tiden från beställning till access hittills mer än halverats sedan vi började beställa tidskrifter direkt från förlagen.

Vilka fördelar och nackdelar såg vi med att hantera tidskrifter utan agent?

Några av de fördelar som vi har märkt av med att inte ha en agent har varit att vi fått större kontroll över enstaka tidskriftsprenumerationer. Vi har också fått bättre kontakt med förlagen vilket gjort det lättare att t.ex. få till en rabatt eller tillgång till ytterligare en tidskriftstitel på plattformen som bonus.

Framför allt har vi sett tendenser till att vi får snabbare access vid nya prenumerationer samt att vi i en prisjämförelse sparade in pengar.

De nackdelar som vi har märkt har främst varit att mycket arbetstid har lagts ner på sådant som tidigare hanterades av tidskriftsagenten. Med agenten finns det också en tidskriftsdatabas med ett stort antal tidskrifter som gör det enkelt att beställa nya prenumerationer.

Databasen hjälper även till att hålla ordning på historiken och gör så att hanteringen inte blir lika sårbar.

Läs hela rapporten

Vill du läsa mer om arbetsprocessen och vilka resultat vi fick fram finns dessa att utläsa i rapporten ”Do it yourself-hantera tidskriftsprenumerationer utan agent” Diarienummer SU525-2.15.1-0075-16.

Önskar du ta del av rapporten kan du begära att få den via sektionen för media.