Arkiveringen av all utbildning (på grund-, avancerad-, och forskarnivå) som bedrivs vid ERG kan delas in i arkivering av kursdossierer och arkivering av uppsatser. Sedan 2016 är merparten av all arkivering av utbildningsmaterial digital.

Kursdossierer arkiveras per kurstillfälle och kalenderår för att kunna ge en bild av hur en specifik kurs gavs. Det är därför viktigt att kursdossiererna är så pass kompletta som möjligt. I kursdossiern ingår allt kursmaterial som används inom kursen. Inom detta ingår exempelvis kursplan, betygskriterier, litteraturlista, schema, välkomstbrev, kursbeskrivning/studie- eller kurshandledning, seminarieuppgifter, examinationsuppgifter och utdelat undervisningsmaterial (såsom PowerPoint-presentationer). Det mesta arkiveringsarbetet av dossiererna görs av administratörerna, men som lärare kan du underlätta genom att ha en tydlig struktur i Athena där dokumenten ligger på förväntad plats, se till det bara finns aktuella dokument på innevarande termins kurssida, samt vara tydlig och konsekvent när du namnger dokumenten.

Arkiveringen av uppsatser utförs av administrationen efter avslutad kurs. Till uppsatser räknas dels alla examensarbeten på 15 hp eller mer (kandidat-, magister-, master- och licentiatuppsatser), samt skriftliga uppgifter på 7,5 hp eller mer (arkivering av doktorsavhandlingar hanteras i anslutning till disputationsprocessen). Skriftliga uppgifter är gallringsbara efter fem år, men måste hållas sorterade fram till dess för att underlätta utlämning av kopia på allmän handling. Vid ERG finns inget gallringsbeslut för skriftliga uppgifter. Det är viktigt att kursansvarig lärare och administrationen kommunicerar om var de slutgiltiga arkivversionerna av uppsatserna finns (exempelvis om den lämnas in i Athena eller mejlledes till examinator), så att rätt version hamnar i arkivet.

Vi måste också arkivera sammanställningar om studenters genomförda kursobligatorier. Arkiveringen utförs direkt i Ladok som resultatnoteringar, och måste utföras innan betyg rapporteras på den specifika delkursen (eller kursen för kurser med bara ett ingående prov). Administrationen bistår med att förbereda för resultatnotering utifrån kursansvarig lärares instruktioner om kursobligatorier.

För frågor om arkivering av utbildningsmaterial, kontakta administrativstudierektor@erg.su.se.

Övrig information om arkivering finner ni här:

Arkiv och registratur