Christina Jansson

christina.jansson@geo.su.se.

 

Faktura

Sedan april 2019 finns det en lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Detta innebär att alla våra inköp ska endera inhandlas i inköpsportalen, av upphandlade aktörer som vi har avtal med, eller gjord direktupphandling. I inköpsportalen sker betalning i denna, men allt som går utanför detta betalas via faktura. Med en referens till ovan innebär det att våra leverantörer måste skicka en e-faktura i deras ekonomisystem. OBS! Faktura i PDF-format är inte e-faktura.

Universitetet använder Raindance från CGI som e-handelssystem och stödjer de standarder som rekommenderas av SFTI. Vi önskar att i första hand skickas e-fakturor via PEPPOL. Har inte leverantören tillgång till detta, går det att ansluta sig till vår leverantörsportal. Det gör man genom att maila fakturaservice@su.se

Endast i undantagsfall kan vi ta emot en pappersfaktura. Ekonomiavdelningen skriver att sådana fall kan vara om e-faktura skulle innebära risk för röjande av uppgifter som omfattas av sekretess eller om fakturan inte avser ett inköp utan en icke upphandlingsbar avgift. För övriga undantag kontakta administrativ chef Viktoria Arvinge.

Stockholms universitetet har alltid 30 dagars betaltid.

Inköp och Upphandling

Alla inköp ska följa universitetets målsättning för anskaffning. Att det ska ske till rätt pris och ha rätt funktion och kvalitet. Att försöka minimera negativ miljöpåverkan samt att varor produceras under goda förhållanden. Anskaffningen ska ske på ett effektivt och rättssäkert sätt.

Universitetet har fem principer som ska följas:

1. Öppenhet – underlag, process och beslut ska vara tydliga
2. Proportionalitet – kraven ska vara anpassade till våra behov
3. Likabehandling – alla leverantörer ska ges samma möjligheter
4. Icke-diskriminering – vi får inte begränsa konkurrensen gentemot leverantörer
5. Ömsesidigt erkännande – intyg från andra länder ska accepteras som motsvarande svenska

Befintliga avtal

Stockholms universitet har upphandlat och slutit avtal med många aktörer, som dels finns i inköpsportalen, men även i vår avtalskatalog (observera att alla avtal har ett datum, då de slutar att gälla). Vi kan även använda oss av Kammarkollegiets upphandlade avtal.

Avtal kan vara mot:

• en leverantör
• flera rangordnade leverantörer
• flera leverantörer genom förnyad konkurrensutsättning (behöver kontakta flera samtidigt)
• eller flera leverantörer genom fördelningsnyckel.

Upphandling under 100 000kr

Saknar du avtal på det du behöver köpa in och kostnaden är under 100 000 kr görs en direktupphandling.

• Du gör en marknadsundersökning genom att googla, ringa eller besöka företag.
• Ta kontakt med minst tre stycken, vid ett lägre belopp räcker det med två stycken.
• Be om offerter.
• Upprätta en wordfil där du skriver vad du behöver köpa in, vilka företag du kontaktat, hur du utvärderat dem ”best value for money” och vilken du till slut valde och varför. Detta dokument ska du sedan maila till Christina Jansson.
• Nu kan du göra ditt inköp hos det företag du valt, och de behöver skicka en e-faktura.

Upphandling under 700 000 kr

Här finns det krav om rutiner och dokumentation.

Ta kontakt med Christina Jansson så hjälper hon dig.

Upphandling över 700 000 kr

Här finns det formaliakrav att följa. Ta kontakt med Christina Jansson så hjälper hon dig.

 

För övrigt, hänvisas till SUs hemsida.