Hur vi bör upphandla

Direktupphandling

När inköpsbeloppet ligger mellan 5 000–505 000 SEK ska man antingen använda ramavtal eller lokala avtal om sådana finns eller göra direktupphandling. Ramavtal kan även användas vid inköp för högre belopp. Ramavtal gäller för statliga myndigheter (avropa.se). Stockholms universitet har egna lokala avtal som man kan hitta under upphandling på SUs hemsida.

En direktupphandling kan ske genom annonsering (10 dagar) eller genom att man skickar en förfrågan om offert till tre olika företag. Offert kan begäras in via e-mail eller telefon. Kom ihåg att spara de underlag ni samlat in inför ett inköp. I samband med att fakturan betalas kommer redovisning av underlaget att krävas in.

5 000–50 000 SEK begär två offerter
50 000–100 000 SEK begär tre offerter
100 000–505 000 SEK annons
 

Förenklad upphandling

För inköp >505 000 SEK måste förenklad upphandling göras. Kontakta Viktoria Arwinge, viktoria.arwinge@geo.su.se

Öppen upphandling

Vid öppen upphandling > 1 169 378 SEK måste tillstånd från förvaltningschefen erhållas. Kontakt Viktoria Arwinge, viktoria.arwinge@geo.su.se

Vad skriver man på fakturan?

För att få en så enkel och automatisk hantering av fakturorna som möjligt är det bra om ni följer dessa regler:

1. Fakturaadressen på ALLA fakturor skall vara:
Stockholms universitet
C8201
190 87 Rosersberg

2. Rätt referens skall finnas på ALLA Svenska fakturor, även elektroniska fakturor 464

3. Utländska fakturor kan skickas direkt till skanningen om det inte är första gången ”inköp” görs från företaget.
 

Address för fakturor från företag från utlandet

Stockholm University
Dept. Of Geological Sciences
Svante Arrhenusv 8
106 91 Stockholm
Sweden

Leveransadress för skrymmande gods

Stockholms universitet
Institutionen för geologiska vetenskaper
Namn
Frescativägen 8
114 18 Stockholm

Information om logistik (kostnad, risk och försäkring)

*OBS! Kontakta Viktoria Arwinge, viktoria.arwinge@geo.su.se, för att få den korrekta informationen när du gör en import från länder utanför EU. Vi kan begära tullfrihet för import pga forskning/undervisning, men då ska ansökan in i god tid (ca 6 veckor före import). En del av det vi köper in är redan tullbefriat och då behöver vi inte ansöka om tullfrihet.