Vem som ansvarar för att boka tolk beror på vilken typ av aktivitet bokningen gäller. 

Gemensamma aktiviteter

Expeditionen bokar tolk till återkommande och institutionesgemensamma möten och aktiviteteter, som IS-möten, prefektifikor, pedagogiska seminarier och personaldagar/julluncher. 

Disputationer och seminarier

Till möten och aktiviteter då främst doktorander och forskare förväntas delta är det den ansvarige forskaren/doktoranden som bokar tolk. Till disputationer är det ordföranden som bokar tolk. 

Observera att den som är i behov av tolk och som vill delta i seminariet eller disputationen måste meddela sin närvaro till de seminarieansvarig eller ordförande senast fyra dagar i förväg (eller enligt instruktioner i seminarieinbjudan). Om ingen teckenspråkig anmält sig avbeställes tolkarna av seminarieansvarig/ordförande. 

Beredningsgruppernas aktiviteter

Varje beredningsgrupp utser en ansvarig som ansvarar för att beställa tolk.

Övriga tillfällen

Den eller de som behöver tolk för att delta i en aktivitet ansvarar själv för att kontakta tolksamordningen när det handlar om

• kurser
• konferenser
• enstaka föreläsningar
• individuella möten
• prefekt- eller personalärenden
• institutionsöverskridande möten.

Beställning av tolk bör göras så tidigt som möjligt, helst senast en vecka innan själva aktiviteten. Om uppdraget är av betydande art (disputationer, större sammankomster och liknande) och om språket är på engelska, bör bokningar göras ännu tidigare (läs mer nedan under fliken "Vid större evenemang").

Mejla tolksamordningen

Alla tolkbeställningar mejlas till tolksamordning@su.se

Uppge följande i beställningen:

• Tid och plats
• Vem/vilka som behöver tolk
• Ärendet eller ämnet
• Språk (särskilt om aktiviteten hålls på engelska)
• Kontaktperson (om annan än beställaren)
• Information om aktiviteten om det finns (till exempel program, presentationer och vid behov kontaktuppgifter till medverkande)

För bokning av tolk till större evenemang, såsom konferenser, behövs större förberedelser.

Beställning

Beställning av tolk till större evenemang behöver inkomma till tolkverksamheten så snart tillfället bestämts med datum, klockslag och övriga ramar. Beställningen behöver vara tydlig och ge uttömmande svar på frågor från tolksamordningen, detta för att undvika överraskningar för tolkarna såsom sena schemaändringar eller plötsliga nyten av tolkspråk. Ramar och förväntningar kring tid utöver fasta programpunkter behöver vara tydligt uttalade för att tolkverksamheten ska kunna planera schemat för aktuella tolkar.

Projektmöte och kontaktperson

I god tid före det aktuella tillfället ska ett projektmöte hållas. Vid mötet deltar förutom tolksamordningen och den utsedda huvudtolken också en kontaktperson från institutionen. Vid mötet går man tillsammans igenom frågor som rör

• teknik
• tolkspråk
• programpunkter
• förväntningar
• förändringar
• eventuella upplägg som kan uppfattas som oklara för tolkarna. 

Institutionens kontaktperson ska även vara tillgänglig för frågor under själva uppdraget.

Förberedelsematerial

Vid större evenemang behöver tolkarna mer tid än annars för att förbereda sig. Om möjligt kan du skapa en mapp för allt material som både arrangörens parter och samtliga tolkar har tillgång till. Se annars till att samla in och skicka relevant material till tolksamordningen så tidigt som möjligt. 

Uppföljning

Efter varje större evenemang hålls ett uppföljande möte mellan tolksamordningen och kontaktpersonen. Resultaten av uppföljningen kommuniceras sedan till berörda parter inom institutionen och tolksamordningen.

Läs mer om tolkning för studenter på Stockholms universitets centrala sidor:

Om utbildningstolkning